Pour la gestion quotidienne d’une agence et veiller à son bon fonctionnement, l’utilisation d’indicateurs de performance est propre à chacun et dépend essentiellement de ses objectifs. Le choix parmi les innombrables KPI s’avère complexe, si bien qu’on ne sait plus vers quoi se tourner en priorité. Pour vous aider à mieux les définir, Teamleader propose un tout nouvel e-book autour des « 6 KPI essentiels d’une agence ».
Ce guide complet a été élaboré en compagnie de quatre experts afin de vous apporter toutes les clés nécessaires à la bonne conduite de votre agence : Jan Belletti, Cofondateur de Sixtine, Jeanette Eder, Responsable des opérations chez DISXT, Maarten Bomans, Directeur financier de The Reference et Margaux Rogot, CSM et Team Leader chez Noiise.
Parmi les facteurs essentiels sur lesquels se concentrer, on retrouve notamment la rentabilité, le rôle prépondérant de la relation clients et la facturabilité de votre projet. Grâce à cet e-book, faire prospérer votre agence ne sera plus un secret pour vous !
Le suivi du chiffre d’affaires
Garder un œil sur son chiffre d’affaires est essentiel pour assurer la pérennité de son agence, mais ne nécessite cependant pas d’être un professionnel de la comptabilité ! Trois éléments nécessitent une attention particulière afin de suivre son évolution avec précision.
La croissance de votre chiffre d’affaires
Les outils de gestion proposés par Teamleader Orbit vous apporteront une aide considérable si vous désirez obtenir des rapports complets sur votre situation tout en gardant une vue d’ensemble sur l’évolution de votre chiffre d’affaires et selon vos besoins du moment.
La saisonnalité de vos finances
La saisonnalité des finances est bien souvent mal interprétée par les entreprises. En effet, suivre son chiffre d’affaires ne signifie pas le comparer à celui du mois ou du trimestre précédent, mais plutôt de le confronter à celui de l’année précédente.
Cela vous permettra d’analyser vos finances de manière plus pertinente, les deux périodes comparées étant similaires d’une année à l’autre. En effet, les recettes ne seront pas les mêmes en hiver ou en été selon votre secteur d’activité ! Ainsi, vous pourrez plus précisément identifier quels sont les moments à fort rendement pour votre entreprise et quelle est la répartition des coûts nécessaires selon la saisonnalité de votre activité.
Les ventes récurrentes
Sans grande surprise, une rentrée d’argent récurrente est le Saint-Graal de tout directeur financier. Cela vous aide notamment à mieux planifier vos coûts à venir, tout en ayant une gestion plus efficace de vos équipes et en anticipant votre charge de travail. En résumé, elles vous garantissent une meilleure stabilité financière.
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Connaître la rentabilité de votre agence
Parmi les KPI à privilégier dans la gestion d’une agence, la rentabilité est sans doute l’un des plus indispensables. Quel est le coût de ma marge d’exploitation ? Comment définir mon taux de rentabilité par client ? Tant de questions auxquelles il est impératif de pouvoir répondre afin de veiller à la pérennité de votre agence.
L’outil de gestion de Teamleader vous permettra par conséquent d’accroître votre rentabilité. En effet, Teamleader Orbit vous permet d’un côté de regrouper toutes les informations essentielles comme les différents devis, le taux horaire par client, le coût par employé mobilisé sur un projet, ou encore le nombre d’heures consacrées par projet, et d’un autre côté, il comptabilise tous les coûts externes dont vous avez besoin pour faire tourner votre agence.
« Grâce à Teamleader Orbit, on a une vue complète et sûre du planning de nos collaborateurs, ce qui a permis de pouvoir l’optimiser et augmenter le taux de productivité, de 60% à presque 80% », partage Margaux Rogot, CSM et Team Leader chez Noiise.
L’époque de la navigation à l’aveugle est révolue ! Désormais, votre rentabilité sera plus facilement accessible en un seul coup d’œil, et vous pourrez facilement contrôler vos coûts grâce au suivi de vos rendements.
Mettre le client au cœur de la stratégie
Comme vous le savez sans doute, c’est le client qui garantit le succès de toute entreprise. L’adage « le client est roi » est loin d’être un mythe ! Il est donc primordial de prendre soin de vos clients et de veiller à l’entretien de cette relation indispensable. Plusieurs indicateurs de performances peuvent être utiles, mais Teamleader se concentrera plutôt sur les trois critères essentiels auxquels chaque entrepreneur devrait songer lors de la conception de sa stratégie.
Mesurer la satisfaction client
La satisfaction client peut quotidiennement se mesurer à travers des tâches quotidiennes telles qu’un appel téléphonique, un contact avec un fournisseur ou une livraison de projet pour un client.
Il est toutefois possible d’obtenir une mesure plus précise et plus structurée. Teamleader suggère notamment d’opter pour une mesure « transactionnelle » qui peut se réaliser via une enquête de satisfaction ou une enquête NPS. D’autre part, il est également possible d’effectuer une mesure dite « relationnelle » : celle-ci peut être mise en place par le biais d’une séance d’évaluation annuelle ou d’une revue de projet avec votre client.
Jan Belletti, cofondateur de l’agence Sixtine, mentionne d’ailleurs que ses commerciaux sont aussi ses clients.« Ils font un travail incroyable de bouche-à-oreille. […] Et c’est pour nous le commercial le plus simple, parce qu’il y a juste un contentement du client qui est satisfait du travail et qui, du coup, nous recommande auprès des autres. »
Définir votre taux moyen
Comme pour tout calcul financier, vous établissez systématiquement un budget basé sur un taux horaire spécifique. Malgré tout, il est parfois difficile d’anticiper les aléas d’un projet ou encore de modifier des échéances, son nombre de collaborateurs ou bien d’obtenir un délai supplémentaire pour terminer le projet.
Le fait de pouvoir définir son taux moyen est donc un indicateur de performance sur lequel il peut être très utile de s’attarder plus longuement. Il permet notamment de savoir si le taux horaire que vous appliquez correspond réellement au travail que vous avez fourni ou non. Cela vous permettra d’établir des estimations plus proches de la réalité sur vos prochains projets clients.
Teamleader propose un outil complet et simple à utiliser afin de mesurer votre taux moyen en prenant en compte l’intégralité de vos clients, vos équipes et vos collaborateurs.
Maîtriser la métrique du « First Time Right »
Selon Jeanette Eder, responsable des opérations chez DISXT, l’utilisation de la métrique du « First Time Right », ou FTR, est indispensable. Pourquoi ? « Parce que des affectations correctes du premier coup sont synonymes de clients satisfaits, de créatifs satisfaits, mais surtout, d’une perte de temps et d’argent diminuée ! »
Teamleader apporte ainsi toutes les clés indispensables pour utiliser cette métrique et vérifier que les affections sont correctes, et cela, du premier coup ! Une solution concrète pour faire face aux imprévus : plus de perte de temps ni d’argent dans un projet qui ne serait, par exemple, pas validé par votre client !
Les KPI pour la facturabilité de votre projet
« Dans l’équipe, chacun doit être conscient de sa valeur. La facturabilité nous donne une indication de celle-ci. Nous visons un minimum de six heures facturables par jour et si quelqu’un est en dessous de ce chiffre, ce n’est pas un drame, mais nous gardons cela à l’œil, parce que la facturabilité est une responsabilité partagée », confie Ilse de Smet, directrice de l’agence Com&Co.
Parmi les 6 KPI à privilégier, Teamleader nous partage également que la facturabilité d’un projet doit être une des priorités. Cependant, se concentrer uniquement sur cette métrique ne serait pas la manière la plus productive : il vaut mieux évaluer au préalable la situation de son agence.
La raison est simple : la facturabilité d’un projet n’indique que le nombre d’heures facturables travaillées. Par conséquent, celle-ci ne vous affiche pas le montant réel facturé au client. C’est pourquoi l’apport de KPI complémentaires par l’outil de gestion de Teamleader tel que le revenu moyen par heure ou encore la rentabilité de vos heures est une solution intéressante, qui vous évitera de passer du temps sur les tâches chronophages et à faible valeur ajoutée.
Dans le reste de l’e-book, vous retrouverez également les KPI à privilégier pour gérer le flux de trésorerie, votre facturation ou encore la gestion de vos collaborateurs. Ainsi, Teamleader vous accompagnera au quotidien dans le développement et la prospérité de votre agence via son nouvel e-book et sa série « Agency Life », développés spécialement pour vous !
Vous souhaitez en savoir plus ? Découvrez l’e-book complet sur les 6 KPIs essentiels pour que votre agence garde le cap !
