5 conseils pour se dépasser en équipe

Difficile de réaliser du « jamais vu ». Pourtant, les agences et les créatifs doivent proposer, à chaque fois, un concept unique, original et percutant pour répondre à une problématique client singulière. À partir d’un brief ou une expression d’un besoin, l’idée va se construire au fil de nombreuses heures de travail, d’échanges, de discussions, de propositions, d’itérations… Différents cœurs de métiers vont devoir ensuite travailler de concert : l’agence retenue, bien sûr, mais aussi la société de production et/ou de postproduction, les freelances… Un véritable travail d’équipe va commencer ! La gestion de projet, va alors être déterminante pour orchestrer ce travail, organiser les plannings, affecter les ressources humaines mais aussi les ressources matérielles. Il est aussi nécessaire de vérifier le temps passé pour chaque tâche afin d’assurer en temps et en heure la livraison du projet final, en respectant le budget défini et validé.

Comment gérer un projet de la meilleure des façons ? Simon Sinek disait « pour bien travailler il faut de bons outils mais aussi une bonne méthodologie ». Savoir s’entourer des meilleurs talents, à chaque étape du projet, est aussi un atout indéniable, cela va sans dire. Nous vous livrons donc 5 autres tips pour gérer efficacement votre projet créatif !

1. Être à l’écoute de son client

Le point de départ d’un projet créatif part toujours d’un brief. Il faut y répondre de façon pertinente, originale, tout en respectant un certain nombre de contraintes et d’attentes. D’où l’importance de bien le comprendre – quitte à demander davantage de détails pour ne pas être hors sujet. Cette ligne de conduite permet ainsi de réduire les risques de confusion ou de frustration. Sans oublier, qu’un brief complet et compris de tous permet de gagner du temps !

Il est donc primordial pour l’équipe en charge du projet, d’obtenir les informations suivantes :

• L’objet du brief : est-ce pour le lancement d’un nouveau produit ? Quel est le besoin ? Le contexte ?
• Des objectifs clairs et réalisables : pourquoi une telle activation ? Quels KPI’s priment ? L’objectif est-il d’accroître la notoriété ? De gagner des abonnés sur les réseaux sociaux ?
• Le public cible : toutes les audiences ne sont pas réceptives au même format ou au même message. D’où l’importance de l’identifier clairement pour mieux la toucher. Quels sont ses habitudes, ses besoins, ses préoccupations et désirs ? Comment réagit-elle ?
• Un ton : quelle tonalité adopter pour toucher au mieux la cible définie et répondre aux objectifs tout en restant en accord avec l’identité de la marque ? Le nouveau concept devra correspondre à l’annonceur pour assurer une certaine cohérence dans ses initiatives marketing.
• Les ressources et livrables : que faut-il produire ? Quel format pour quel canal de communication (e-mail, réseaux sociaux, outdoor…) ? Il est également nécessaire de disposer de tous les éléments indispensables à la production du livrable (charte graphique et éditoriale du client notamment).
• Les interlocuteurs : les projets créatifs nécessitent de travailler en étroite collaboration avec de nombreux acteurs. Quelles sont les personnes impliquées côté client et côté production ? Quels sont les contacts décisionnaires ?
• Le budget : la maîtrise de l’enveloppe budgétaire facilite la prise de décisions. Quelle est l’enveloppe du client ? Quel est le budget alloué à la production ? Est-il réaliste ? En accord avec le niveau d’attentes et d’exigences du client ?
• Une deadline : avoir une échéance fixe dès le lancement du projet est essentiel pour pouvoir dérouler un planning de production réaliste et tenable.

2. Trouver un concept fort

Encore faut-il trouver la bonne idée pour tenir un concept inédit ! Pour ce faire, il est conseillé de réaliser des benchmarks sur plusieurs marchés et secteurs, au besoin. De toutes ces recherches émergeront sans doute un ou plusieurs insights, des perceptions positives ou négatives permettant de révéler une vérité commune et de s’en servir. La définition d’un bon insight permettra de garantir l’impact que la campagne aura sur la cible. Pour déterminer un insight, on va généralement puiser dans les idées reçues liées à un produit ou un service. Reste à se poser les bonnes questions, à challenger le concept. Cette idée est-elle vraie et juste ? Est-elle puissante ? A-t-elle du sens ? Est-elle déclinable ? À ce titre, la méthode du starbursting (ou brainstorming en étoile) est aussi recommandée, puisqu’elle aide les équipes à évaluer et valider des idées, de façon optimale.

Un très bon exemple à citer serait la campagne de Buzzman pour Lime. En effet, afin de positionner la marque comme un acteur de la mobilité urbaine mature et responsable ; l’agence de communication dit tout haut ce que tout le monde pense tout bas. À savoir : les trottinettes électriques c’est bien, mais quand elles sont mal garées, c’est agaçant. Et autant dire que cette exaspération, affichée en grand, n’a pas laissé de marbre les passants.

Enfin, notons que c’est le concept qui permet de rassembler et de fédérer les meilleurs talents pour le concrétiser. Le staffing est en effet le nerf de la guerre d’une bonne gestion de projet. Et pour cause : il faut savoir s’entourer de personnes compétentes.

3. Avoir des délais tenables et réalisables pour chaque tâche

Entre la conceptualisation et le rendu du projet créatif, de nombreuses étapes vont s’intercaler. Il est donc primordial de fixer des objectifs intermédiaires. Pour ce faire, mieux vaut être SMART, c’est-à-dire identifier des objectifs Spécifiques (personnalisés), Mesurables (quantifiés ou qualifiés), Acceptables (suffisamment ambitieux mais raisonnables), Réalistes (reconnus par tous) et Temporels (avec une date butoir). Ce dernier élément est important : définir des deadlines précises permet d’établir les priorités de chacun et d’avoir une vue d’ensemble sur le déroulé du projet. Mais encore faut-il que ces dates butoirs soient réalistes !

Si cet impératif semble logique, nombreux sont les chefs de projets ou clients trop ambitieux. Dans un délai trop court, il sera peut-être possible de livrer le projet dans les temps d’un point de vue logistique, mais cela pourrait nuire à la qualité du rendu final. De plus, si les délais ne sont pas respectés, c’est toute l’équipe qui perdra en crédibilité aux yeux du client. D’où l’importance de fixer dès le départ avec le client des deadlines raisonnables et consensuelles.

Précisons : puisque les tâches sont interdépendantes, il ne suffit pas de connaître le temps dont chacun dispose ou a besoin pour accomplir sa mission. Tous les membres de l’équipe doivent tenir leurs délais et connaître le périmètre d’intervention de chacun. Des solutions existent afin d’assurer une bonne gestion du planning, des deadlines et des missions de tous. C’est le cas de HERAW, un outil de gestion de projet créatif collaboratif, modulable, sécurisé et intuitif. Il permet de maîtriser les plannings mais aussi de regrouper et gérer toutes les informations et étapes d’un projet dans un seul et même espace. Le calendrier professionnel est mis à jour en temps réel et la création des évènements, très complète, est facile à prendre en main. Sans oublier que son interface, lisible, permet de garder une vue claire sur l’avancement des tâches rationalisées, organisées par statut « A faire, en cours, à valider, validé » – sur l’ensemble des ressources mobilisées.

4. Miser sur un management plus horizontal et flexible

C’est indéniable : on ne travaille plus de la même manière qu’il y a dix ans. Le télétravail s’est bel et bien ancré dans le quotidien de nombreux professionnels, en parallèle de la digitalisation croissante des entreprises. Si bien que les chefs de projet doivent s’adapter et composer avec des équipes mixtes (tantôt à distance, tantôt en présentiel), des profils extérieurs (freelances), des collaborateurs qui n’ont plus de bureaux attitrés au profit du Flex Office… À l’horizon 2030, le travail hybride active le mode « gestion de projet en continu ».

Face à ces évolutions, l’innovation managériale est donc de mise. À titre d’exemple, l’autorité d’un chef de projet ne peut plus reposer sur l’ordre et les rapports hiérarchiques descendants. Ce dernier doit faire preuve d’un leadership bienveillant afin d’insuffler un esprit d’équipe, mobiliser toutes les parties prenantes et donner à chacun l’impression de faire partie d’un tout. De même, le chef de projet est à la fois un exemple et un porte-parole. Il donne le tempo, tel un chef d’orchestre. Il va s’occuper des différents aspects de l’organisation mais il va surtout emmener, avec lui, les équipes pour arriver au résultat final. Pour ce faire il va avoir besoin d’outils digitaux adaptés et performants, à l’image de HERAW, pour gérer de bout en bout ses équipes et l’avancée de son projet. Ce dernier est sans conteste le partenaire de premier choix dans la bonne gestion d’un projet créatif. Tout-en-un, cet outil centralise les médias, les plannings et le suivi des tâches.

Ainsi, HERAW s’impose peu à peu comme la solution idoine pour une meilleure collaboration quel que soit le projet tout en permettant d’accroître la productivité de chacun. HERAW pourrait-il devenir le meilleur allié des « chefs de projets digitalisés » de demain ?

5. Assurer le suivi du projet avec toutes les parties prenantes

Enfin, il est primordial de partager régulièrement les avancées du projet aux différents acteurs concernés, en interne comme avec les prestataires mais aussi le client. En interne, il est essentiel de communiquer, de rendre accessibles les documents, d’organiser les livrables de façon précise, de repérer les risques, de connaître les rôles de chacun… Bref, de créer un véritable « studio de production dématérialisée ».

Pour ce faire, l’une des fonctionnalités d’HERAW est de notifier chaque membre de l’équipe, en temps réel. Côté client, il faut s’assurer de bien faire valider chaque étape clé. L’outil cité facilite et enrichit les échanges avec cet interlocuteur. HERAW dispose en effet d’un système unique de co-validation : les contenus peuvent être annotés avec beaucoup de précision et se verrouillent uniquement lorsque toutes les personnes concernées l’ont approuvé. Enfin, il est primordial que le client ait connaissance des différentes étapes de production du projet mais aussi qu’il les comprenne ! Faire en sorte qu’il saisisse les process et missions de chacun permet de construire, avec lui, une relation transparente et saine. Une véritable valeur ajoutée à votre collaboration !