Dans notre société en constante évolution, les agences en pleine croissance se retrouvent fréquemment confrontées à des « obstacles » opérationnels, qui entravent leur succès, leur quête de la performance et qui mettent à mal leur esprit d’équipe. Problèmes de capacités, d’efficacité, inadéquations entre les actions, la facturation et le budget… Pour apporter des solutions concrètes à ces défis, Teamleader dévoile son nouvel e-book !
Cette ressource expose ainsi huit problèmes courants et offre des solutions éprouvées. Sans oublier qu’elle concentre également les témoignages d’agences de renom – rassemblés dans le cadre de la websérie Agency Life – ainsi que ceux de Wouter Snieders et de Luk Vloemans, respectivement Consultant en stratégie de vente et Chef de produit chez Teamleader.
De la gestion des ressources à l’optimisation des processus, en passant par la communication interne et l’alignement stratégique, choisissez vos batailles et plongez dans ce voyage vers l’excellence opérationnelle !
« On n’a pas assez de mains pour tout faire », vraiment ?
Votre charge de travail a augmenté de façon significative ? Votre équipe s’épuise et croule sous les tâches ? Dans ce contexte, le premier réflexe de beaucoup consiste à recruter de nouveaux collaborateurs… Mais ce n’est pas toujours la meilleure solution (la plus rentable et la plus efficace).
Obstacle n°1 : Le « trop ou trop peu de travail »
La planification des capacités est un sujet des plus épineux. Nous pouvons citer Jan Belletti, Cofondateur de Sixtine : « Dans le digital, il y a cette notion d’ultra-flexibilité, de réactivité, qui provient des collaborateurs internes qui connaissent les besoins du client, qui savent ce qu’il aime, ce qu’il n’aime pas, qui doivent être présents pour ça. On ne peut pas au coup par coup voir si quelqu’un est disponible. S’il n’y a pas de manière structurée des talents pour le faire en interne, c’est compliqué de pouvoir y répondre ». La capacité et la rentabilité apparaissent donc comme les deux faces d’une même pièce.
Pour développer son activité, il est important de baser ses décisions sur des informations et des chiffres avérés, et non pas sur son intuition. Interrogez-vous d’abord sur l’urgence de la situation ! Pour y faire face, l’e-book met en avant deux solutions : l’outil Teamleader Orbit et le travail avec des indépendants. Dans le premier cas, il s’agit de planifier ses capacités, en toute simplicité, via 5 étapes sur une plateforme adaptée :
- Analyser les listes des tâches liées à vos projets ;
- Vérifier les capacités requises pour les exécuter ;
- Déterminer les sous-tâches, le processus général ainsi que les priorités de chaque projet ;
- Attribuer des tâches et échéances aux équipes et aux collaborateurs ;
- Vérifier que la planification des capacités soit réaliste par rapport à ses ressources.
Dans le deuxième cas, faire appel à des indépendants, permet de produire davantage de travail, tout en gérant efficacement le « run », et offre plus de flexibilité. C’est une bonne chose à des fins organisationnelles et en matière de collaborations structurelles.
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Obstacle n°2 : Une journée type cauchemardesque
Ce qui fonctionnait hier, ou qui marche maintenant, ne sera peut-être plus d’actualité demain. C’est pourquoi il est important d’être transparent, d’admettre quand une méthode de travail ne correspond plus aux besoins et attentes de l’agence, de rationaliser les processus… Comme le témoigne Côme Jacobée, Cofondateur de l’agence belazar : « c’est un métier qui nécessite beaucoup d’implications intellectuelles et relationnelles. Il y a des modèles très différents, des structures spécifiques, des positionnements variés ». Le conseil de Teamleader ? Communiquer, documenter et exécuter !
Obstacle n°3 : Quand la croissance affecte négativement la qualité et votre réputation
Même si les choses vont vite, la qualité de votre travail ne doit jamais être négligée ! Sous peine de perdre des points auprès de vos clients et de voir votre réputation en pâtir. Typiquement, il est essentiel d’inclure un certain temps et budget au contrôle de qualité du travail de vos équipes. Pour ce faire, vous pouvez programmer une vérification finale par un collègue avant la livraison de chaque projet, par exemple. Mais l’idéal reste de clarifier vos attentes dès le départ ! À ce titre, l’outil Teamleader Orbit s’avère être un allié de taille puisqu’il vous permet de cartographier vos méthodes et prévisions.
Obstacle n°4 : La composition de l’équipe ne vous convient plus
Outre vos processus opérationnels, la composition de vos équipes impacte également votre efficacité. Prenons le cas d’une agence de plus de 30 collaborateurs. Faut-il continuer de travailler avec une équipe client pluridisciplinaire ou vaut-il mieux la scinder en équipes spécialisées ? Face à cette interrogation courante, Teamleader renseigne dans son e-book les avantages et inconvénients de ces deux organisations. Expérimentez-les !
« Entre budget, performance et facturation, qui parvient encore à suivre ? »
Maintenir un équilibre entre le budget, la performance et la facturation peut être un véritable casse-tête pour de nombreuses agences en pleine croissance. Et ce, en raison d’un manque de clarté. D’où l’importance d’avoir une vue d’ensemble claire de chaque phase d’un projet. C’est ici que Teamleader Orbit entre en scène !
Obstacle n°1 : La perte d’argent
Perdez-vous de l’argent à cause d’un budget incohérent ou mal calculé ? Vous faut-il un long moment pour rédiger un devis pertinent ? Parce que vous élaborez une approche sur-mesure avec des prix pensés spécialement pour chaque client ? S’ils se comptent sur les doigts d’une main, cela passe encore. Mais si votre portefeuille s’agrandit, ce processus ne sera plus viable.
Rédigez un devis efficacement avec les 3 indispensables de Teamleader :
- Une grille tarifaire « standard » (avec des prix plus ou moins fixes) : l’idée n’est évidemment pas de faire un copier-coller d’une prestation à une autre mais de repérer les services, phases de projet et les tâches récurrentes.
- Un modèle clair, complet et facile à remplir, sur lequel vos services, prix et conditions occupent une place permanente.
- Un outil de calcul intelligent, à l’image de Teamleader Orbit ; car encoder chaque prix manuellement, est risqué.
Vous pouvez aussi gagner du temps en proposant des forfaits de services, des formules d’abonnement ou encore des acomptes !
Obstacle n°2 : Le fait de ne pas utiliser des feuilles de temps
Les feuilles de temps ne font pas l’unanimité. Pourtant, un enregistrement de ses heures de travail cohérent et correct ne manque pas d’avantages. Teamleader en expose d’ailleurs 7 dans son e-book ! Voici deux arguments : les feuilles de temps permettent d’identifier la surcharge de travail ou un temps libre trop conséquent et elles assurent moins de discussions chronophages avec ses clients.
Avec Teamleader Orbit, il n’y a rien de plus facile :
- Lier vos tâches à vos feuilles de temps ;
- Travailler avec un chronomètre ;
- Cocher les tâches terminées dans le planning général ;
- Encoder tout en fin de journée…
- … ou en fin de semaine !
Obstacle n°3 : Des informations incohérentes
Si de nombreuses agences utilisent des systèmes de suivi du temps, elles ne sont pas à l’abri des enregistrements de performances erronés. Même si les intentions ne sont pas nécessairement mauvaises, cela peut fausser la perception de l’avancement d’un projet et donc perturber l’équilibre entre le budget, la performance et la facturation. D’où l’importance de nommer un « responsable » pour surveiller tout ça.
En parallèle, il est courant que des agences en pleine croissance acceptent d’allouer du temps supplémentaire à un projet dont le budget a déjà été fixé. C’est ce qu’on appelle le « scope creep ». Il est souvent dédié à des corrections interminables, des améliorations permanentes… Or, qui dit temps additionnel dit aussi coûts supplémentaires. Et beaucoup évitent cette conversation épineuse avec leurs clients. Alors, soit on évite de s’éloigner de ses objectifs initiaux, soit on propose une nouvelle offre ! Ayez une communication ouverte et honnête à propos de votre budget et de votre performance, aussi bien avec vos collaborateurs qu’avec vos clients !
Obstacle n°4 : Des factures oubliées ou mal orthographiées
Personne n’est à l’abri des erreurs. D’où l’importance de lier des jalons à votre projet pour ainsi dérouler son avancement auprès de vos collaborateurs financiers pour qu’ils puissent facturer les différentes phases en conséquence. Il est aussi recommandé de travailler avec des factures proforma. Quentin de Braekeleer, Directeur des opérations de Digitag témoigne : « En ce qui concerne la facturation, les factures entrantes et sortantes sont directement liées à notre système comptable, ce qui nous permet d’avoir une linéarité et une optimisation complète. Teamleader Orbit nous offre beaucoup plus de contrôle financier, car tout est intégré. Cela nous permet de toujours anticiper la facturation à venir. Je pense sincèrement que nous avons économisé au moins 75% du temps consacré à la facturation. »
De même, votre agence n’est pas une banque ! N’attendez pas pour envoyer vos factures et gérer vos paiements. Avec un outil comme Teamleader Orbit, vous pouvez garder un rythme régulier dans votre processus de facturation, de paiement et de rappel.
L’excellence opérationnelle, à votre portée !
L’e-book de Teamleader est sans conteste un bon tremplin pour atteindre cette excellence opérationnelle. D’ailleurs, Wouter Snieders et Luk Vloemans la résument ainsi :
- Un travail réparti équitablement, sans que personne ne se tourne les pouces ;
- Un équilibre entre son budget, sa performance et sa facturation ;
- Un budget toujours supérieur à son coût réel et qu’on ne dépasse jamais ;
- Une livraison et une facturation transparente ;
- Une collaboration ferme (surtout en matière de paiements) mais amicale.
Pour en savoir plus, découvrez l’intégralité de l’e-book de Teamleader !
