Peu importe la taille d’une agence, il faut que celle-ci soit gérée d’une main de maître ! Dans ce but – mais aussi pour anticiper de potentiels aléas – plusieurs éléments sont à prendre en considération, comme les KPIs (Key Performance Indicator, ou ICP, Indicateur Clé de Performance, en français). Pour rappel, ces indicateurs permettent à une entreprise de mesurer ses performances. Il peut s’agir d’un dispositif marketing, commercial, RH ou financier, par exemple.
Pour compléter l’identification des KPIs, la mise en place d’un reporting centralisé est aussi de rigueur. La centralisation de toutes les données de l’agence vous permet d’être organisé et constitue ainsi une base solide à la prise de décisions.
Plus facile à dire qu’à faire ! C’est pour cette raison que Teamleader, un CRM et logiciel de gestion d’entreprise, vous aide à y voir plus clair avec son nouvel e-book « Le guide des KPIs et de la recherche de données en agence ». Comment faire un bon reporting ? Comment identifier les KPIs à mesurer ? Quels outils choisir ? Aucun détail n’a été laissé au hasard !
Centraliser les données de votre agence
Avoir un reporting centralisé est la clé d’une prise de décisions solide au sein de votre agence. Mais pour savoir si le vôtre est efficace, il convient de cerner les détails qui pourraient démontrer que vous ne maîtrisez pas réellement les données de votre agence.
Par exemple, vous ne savez pas :
- S’il vous faut plus ou moins d’employés.
- Ce qui a été livré au client ni combien cela lui a été facturé et il y a donc des incohérences dans les factures.
- Si vos employés sont épanouis au sein de votre agence et s’ils veulent rester avec vous.
- Combien vous dépensez réellement.
- Votre équipe s’agrandit et vous ne parvenez plus à planifier ce qu’il faut faire au sein de votre agence aussi bien qu’avant.
- Où en sont les données RH au sein de votre agence et vous ne savez pas qui est présent ou absent au travail.
Si tel est le cas, vous faites face à un mauvais reporting. Mais pas d’inquiétude, il est possible d’y remédier en centralisant toutes vos données !
Identifier les KPIs à mesurer au sein de votre agence
Il faut absolument mesurer ce qui est important pour vous, pour le rôle que vous jouez et pour votre agence. Laissez ce qui ne vous concerne pas à ceux dont c’est le rôle ! Il s’agit d’une étape importante pour ne pas crouler sous les données et se perdre à nouveau comme si aucun effort n’avait été fourni dans ce sens.
Pour analyser au mieux les performances de votre agence, il existe 6 KPIs financiers qu’il faut absolument surveiller :
- Le chiffre d’affaires
- La rentabilité
- Les métriques liées à la clientèle
- La facturabilité
- Les flux de trésorerie
- La performance vs la facturation
Pour en savoir davantage à ce sujet, Teamleader vous donne plus de détails dans son livre blanc « Les 6 KPIs essentiels d’une agence » !
Au-delà des KPIs financiers, il est important d’en prendre d’autres en considération. Parmi ceux-ci, 5 sont mesurés dans beaucoup d’entreprises réputées pour être en bonne santé. Cela veut donc dire qu’ils pèsent dans la balance et qu’il est nécessaire de s’en préoccuper :
- Le taux d’absentéisme
- Le temps accordé à la productivité interne
- La planification et la prévision des capacités
- La réception de paiement
- Le pipeline de ventes
Pour parvenir à mesurer ces KPIs correctement, il est recommandé d’utiliser des outils susceptibles de convenir à votre agence. Notons que plus de 4000 agences utilisent les logiciels de gestion du travail de Teamleader. Ces derniers font donc partie des solutions qui peuvent, en cas de nécessité, vous permettre à vous aussi de gérer votre agence de la meilleure façon, sans prise de tête !
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Utiliser les meilleurs outils pour votre agence
Pour faire un reporting centralisé et efficace pour votre agence, il convient de connaître les meilleurs outils qui vous permettront de parvenir au résultat que vous attendez. Et il s’avère que l’outil n°1, c’est Teamleader, précisément ! Ajoutez à cela une bonne dose de gestion du travail, et vous aurez toutes les chances de voir des améliorations. La finalité de la combinaison entre l’utilisation d’un bon outil et de la maîtrise de ce concept clé qu’est la gestion du travail vous permettra de faire fonctionner votre agence de façon rentable !
Une multitude d’outils sont là pour vous aiguiller et vous accompagner de la prospection au paiement (générer des leads, gérer vos finances, vous aider à communiquer et coopérer…), en s’adaptant à la taille de votre entreprise. Ceux de Teamleader en font partie ! Nous pouvons citer Teamleader Focus qui s’adresse aux petites entreprises de 20 collaborateurs ou moins, et Teamleader Orbit, destiné aux plus grandes agences, avec des projets plus complexes. Ces outils vous permettent de suivre vos potentiels clients, du début jusqu’à la fin de votre collaboration.
Implémenter le tout à son agence
Une fois que vous avez compris comment maîtriser toutes ces variables pour parvenir à effectuer un reporting centralisé et donc vecteur de réussite pour votre agence, il vous reste encore à inciter votre équipe à se joindre à vous et à votre nouvelle organisation. Cap vers cette transition : définissez vos nouveaux objectifs par ordre de priorité et partez sur ce qui vous semble être le plus pertinent, pour vous, votre équipe et votre agence. Pour assurer la réussite de vos nouveaux projets et de votre nouvelle organisation, il est nécessaire de constituer une équipe compétente pour la mise en place, de libérer du temps et des ressources, de tester constamment vos nouveaux outils et de vous fixer des délais pour chacun de vos objectifs.
Et n’oubliez pas, de tels changements nécessitent du temps, de la patience, une bonne gestion et sont très souvent difficiles à mettre en place. C’est pour cette raison qu’il vous est recommandé de partir sur de bonnes bases en analysant ce que vous avez à améliorer et en utilisant les bons outils. Et pour cela, vous pouvez toujours compter sur Teamleader afin de vous guider et vous accompagner pas à pas vers vos nouvelles démarches.
Si vous êtes prêt à sauter le pas et à vous lancer dans le reporting centralisé avec votre agence, l’e-book « Le guide des KPIs et de la recherche de données en agence » est fait pour vous ! Teamleader y évoque tout ce qu’il y a à savoir pour aborder de tels changements et vous explique tout en détail.
Pour en savoir plus, téléchargez l’e-book complet !
