Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique et comment en choisir un ?

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Pour des raisons de dématérialisation, les entreprises sont de plus en plus enclines à se tourner vers l’archivage électronique. Diverses solutions s’offrent ainsi à elles, dont le coffre-fort numérique ! En quoi consiste cet outil de stockage digital ? Quelles sont ses fonctionnalités les plus importantes ? Est-ce que les données dématérialisées sont bel et bien sécurisées dans un coffre-fort électronique ?

 

Le coffre-fort numérique (CFN), un outil de stockage ultra-sécurisé…

1. De quoi s’agit-il ?

Un coffre-fort numérique se dit de tout espace de stockage en ligne qui a vocation à sauvegarder la valeur probante des documents – tous types confondus – de manière numérique. L’accès à ces documents est en effet immédiat grâce à un système d’archivage en ligne ! Vous pouvez donc récupérer vos bulletins de salaire dématérialisés où que vous soyez, et quand vous le souhaitez. C’est valable aussi pour vos :

  • Factures,
  • Relevés bancaires,
  • Feuilles d’impôts,
  • Contrats,
  • Etc.

 

2. Cinq Grandes fonctions du coffre-fort numérique à retenir !

  • Permettre le dépôt des données / fichiers, mais aussi leur lecture puis leur destruction,
  • Assurer la lecture des métadonnées d’ordre technique,
  • Garantir une intégrité contrôlée,
  • Rendre possible la restitution des données, que l’objectif soit la lecture ou la destruction,
  • Permettre l’horodatage : L’horodatage est le fait d’apposer une heure / date de référence infalsifiable sur une facture sous format électronique. Mais c’est applicable aussi à n’importe quel document dématérialisé. Précisons que l’horodatage fait l’objet d’une condition sine qua non pour certifier l’existence d’un fichier / document. Mais aussi pour en garantir la conformité et la non-modification.

 

3. Coffre-fort électronique VS stockage numérique classique

Le coffre-fort virtuel diffère d’un système de stockage numérique classique par l’impossibilité à l’hébergeur d’accéder aux fichiers stockés. Ceux-ci sont en effet cryptés, et ne peuvent être consultés qu’en utilisant une clé de déchiffrement particulière.

 

Les avantages du coffre-fort numérique

Cette solution de stockage et d’archivage en ligne a bien su attirer de l’engouement ! Elle facilite en effet le quotidien des enseignes quel que soit le secteur d’activité dans lequel elles opèrent.

D’une part, le coffre-fort électronique optimise la gestion et l’échange entre les différentes parties prenantes au sein des entreprises. Citons, entre autres, la distribution des fiches de paie qui, une fois digitalisée, devient plus facile et gagne en efficacité.

De l’autre, les personnes qui viennent de franchir le cap de l’entrepreneuriat, surtout celles optant pour le statut d’autoentrepreneur, arrivent à mieux s’organiser grâce à la praticité du coffre-fort numérique. Leurs démarches administratives sont en effet moins stressantes. Et ils arrivent en plus à se consacrer plus efficacement à leurs projets. Des avantages dont les petites et moyennes entreprises sont également plus que ravies !

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Les données sont-elles protégées dans le coffre-fort virtuel ?

Tout coffre-fort électronique est conçu de manière à proposer une ultrasécurisation sans faille, au vu de la sensibilité des documents stockés. D’ailleurs, il est certifié sans intrusion possible ! Notons par ailleurs que cette solution est tenue de respecter la confidentialité des données personnelles des utilisateurs. Mais pas seulement ! Elle est également dotée d’un système de connexion crypté qui fait appel au chiffrement.

 

4 fonctionnalités des outils de stockage / archivage en ligne

En règle générale, chaque coffre-fort numérique est doté de quatre fonctionnalités principales et vitales. Notons :

  1. Le stockage des documents électroniques : Cette fonctionnalité permet de sauvegarder l’ensemble des fichiers personnels et professionnels en ligne,
  2. L’automatisation de la distribution des documents associés aux ressources humaines : Cela permet de simplifier la gestion des fiches de salaire et des pièces administratives censées être partagées avec les collaborateurs. Pour en tirer pleinement profit, il suffira de connecter le coffre-fort virtuel au système d’information de l’entreprise,
  3. La centralisation des e-documents : Le coffre-fort électronique étant synchronisé et accessible sur tous les appareils, les fichiers qu’il sauvegarde sont facilement consultables à tout moment,
  4. L’optimisation de la gestion administrative : La centralisation des documents dématérialisée, et stockés en ligne dans un CFN, simplifie les démarches. Et ce, en assurant une meilleure classification, entre autres, des pièces manuscrites confidentielles électroniques.
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Crédit Photo : Canva

 

Durée légale de conservation des documents… ce qu’il faut savoir !

Pour chaque document à stocker, une durée légale de conservation devrait être respectée. En voici quelques exemples :

  • Pour un contrat électronique supérieur à 120 €, la durée légale de conservation est de 10 ans,
  • Quant au bulletin de paie et au contrat de travail, ces derniers peuvent être conservés pendant 5 ans,
  • Pour le registre comptable, il peut être stocké durant 10 ans à partir de la clôture de l’exercice,
  • En ce qui a trait au document relatif à la propriété intellectuelle, celui-ci peut être stocké pendant 5 ans (dès la fin de la protection).

Les durées légales du stockage des documents étant importantes à connaître, nous vous invitons à les consulter sur le site officiel dédié.

 

Existe-t-il des outils de stockage d’e-documents gratuits ?

Plusieurs outils de coffre-fort numériques proposent une version gratuite. Celle-ci permet alors d’utiliser gratuitement les fonctionnalités basiques, mais l’espace de stockage y est souvent limité. En conséquence, et en fonction des besoins et de la taille de votre entreprise, opter pour une version payante et plus complète peut être nécessaire.

 

Comment choisir son coffre-fort numérique ?

Pour stocker vos documents en toute sécurité, il est très important de prendre en considération certains critères pour choisir votre coffre-fort numérique.

 

1. Prendre en considération le volet légal

Il serait opportun ici de rappeler que c’est la CNIL – Commission nationale de l’informatique et des libertés – qui contrôle cette appellation de « coffre-fort numérique ».  Cette dernière est en effet définie par les articles L103 et L 122-22 du Code de la consommation. Par conséquent, toutes les solutions de stockage de données en ligne ne peuvent être qualifiées comme coffres-forts numériques.

En pratique, il est important de s’assurer que le coffre-fort électronique en question répond à la norme AFNOR NF Z 42-020. Cette norme définit toutes les spécifications d’ordre fonctionnel qui doivent se retrouver dans un composant coffre-fort numérique. Versement, consultation, destruction, restitution, archivage… rien n’est laissé au hasard !

Hormis la norme AFNOR NF Z 42-020, la conformité à des normes supplémentaires peut s’imposer en fonction du type des documents. Si l’on prend l’exemple des fichiers relevant du domaine de la santé, l’agrément HADS (Acronyme pour Hébergement agréé des données de santé) doit impérativement être vérifié.

 

2. Prêter attention au volet technique

Sur le plan technique, il convient d’insister sur l’interopérabilité : la capacité du coffre-fort électronique à opérer avec d’autres systèmes (applications métiers surtout). Mais il faut insister en plus sur l’espace de stockage pris en charge ainsi que sur la sécurité. Pour celle-ci, il s’avère vital de s’attarder sur la localisation géographique des serveurs de stockage du coffre-fort numérique. Mais aussi sur la surveillance constante de leur emplacement physique !

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Crédit Photo : Canva
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