22 conseils pour devenir un véritable expert de Slack

En seulement quatre ans, Slack est devenu la plateforme de collaboration de référence des environnements professionnels modernes.

Grâce à ses chaînes, Slack connecte les individus, créant ainsi un espace où ils peuvent partager, archiver et rechercher des documents et des conversations clés à un même endroit. Les équipes peuvent ainsi mieux mettre à profit leur expertise collective et s’assurer de l’avancée de leurs travaux.

Que vous soyez novice ou le roi/la reine de Slack au bureau, voici quelques astuces, conseils et applications pratiques susceptibles de vous aider à atteindre le niveau supérieur dans la Slackitude :

1. Organiser le bruit
Avec près de 1 000 e-mails par jour, votre boîte de réception est un océan de conversations toujours en mouvement. Heureusement, ce n’est pas le cas avec les chaînes de Slack. Ces dernières ont été créées pour aider les individus à collaborer sur des sujets et projets précis (ex : #AssistanceClient ou #NouveauDesignSite), et ainsi ramener l’ordre dans le chaos. Il vous suffit de cliquer sur l’icône + dans le volet de gauche pour créer une nouvelle chaîne et commencer à ajouter vos collègues.


2. Message rapide
Vous vous précipitez pour participer à une conférence à laquelle vous êtes en retard, mais avant de partir, vous devez rappeler à votre supérieur hiérarchique que vous ne serez pas présent au bureau pour le reste de la journée. Tapez /md @Nom ou /message-direct @Nom puis votre message dans n’importe quelle zone de texte pour envoyer un message direct à la personne de votre choix ! (votre supérieur hiérarchique, dans le cas présent). Et voilà le travail ! Maintenant, dépêchez-vous de vous rendre à cette conférence.

3. Passer d’une conversation à une autre
Vous êtes une machine bien huilée à travailler en multitâche. Vous êtes capable de passer en un clin d’œil de débats sur des points de design à des détails en matière de comptabilité, en passant par des rapports d’activité. Cependant, vous commencez à vous lasser de devoir faire défiler puis cliquer sur des chaînes et conversations sur Slack lorsque vous souhaitez partager votre travail avec d’autres. Il y a une meilleure solution : vous pouvez basculer entre différentes conversations ou chaînes à l’aide du Commutateur. Il vous suffit d’utiliser le raccourci [Ctrl]+[K] sur un PC, ou sur [?]+[K] si vous utilisez un Mac.

4. Rattraper son retard en un clin d’œil
Encore une journée de folie : vous enchaînez les réunions tout en essayant de jongler entre plusieurs activités et plusieurs équipes lors de vos courtes pauses. Vous disposez de cinq minutes pour rattraper votre retard sur Slack avant de partir pour un déjeuner de deux heures, et vous souhaitez juste voir ce qu’il y a eu de nouveau depuis votre dernière visite ? Aucun problème : Utilisez les raccourcis [Option]+[Maj]+[?] / [Alt]+[Maj]+[?] pour passer à la conversation non lue suivante, ou [Option]+[Maj]+[?] / [Alt]+[Maj]+[?] pour la précédente.

5. Marker
Vous aimez les nouveaux designs créés pour le site Web, mais vous trouvez que quelques boutons de menus ont l’air bizarres. Selon vous, une image placée sur le côté droit de l’écran devrait être légèrement déplacée vers le bas. L’extension Marker Chrome permet de réaliser une capture d’écran (intégrale ou partielle), d’y ajouter des notes, et d’envoyer l’ensemble à un individu ou une chaîne au sein de Slack. Comment fournir des commentaires facilement et simplement.

6. Rappels automatisés
Vous êtes à la tête d’un projet colossal : 18 personnes, des centaines d’actions, et seulement deux semaines pour le réaliser. Vous ne pouvez pas vous permettre de rater des dates limites, et vous être trop occupé pour passer votre temps à encourager votre équipe. Utilisez des rappels. Saisissez /rappeler @VotreNom, entrez ce que vous devez faire et quand (ex. : /rappeler @sam de réserver la salle de réunion demain). Si le rappel est pour quelqu’un d’autre, saisissez simplement leur @Nom au lieu du vôtre, et ce membre bénéficiera d’un rappel au moment adéquat grâce à Slackbot, le bot automatisé et intégré à Slack.

7. Ne pas déranger
Le moment fatidique est arrivé : le pitch le plus important de votre carrière est prévu pour 15 h. Il ne vous reste que quelques heures pour peaufiner votre présentation, mettre de l’ordre dans vos pensées et vous détendre. Surtout pas de distraction : Interrompez les notifications à l’aide de la commande /npd dans n’importe quelle chaîne, puis indiquez combien de temps vous souhaitez ne pas être dérangé. Vous pouvez retourner dans votre bulle.

8. Couper les notifications pendant une plage horaire
Vous travaillez dur – trop dur peut-être ? Vous avez pris la résolution de dégager du temps pour une petite marche quotidienne afin de vous éclaircir les idées. Avec Slack, vous pouvez désactiver les notifications à tout moment, mais vous pouvez également définir une plage horaire quotidienne durant laquelle vous n’en recevrez aucune : cliquez sur la cloche tout en haut du volet latéral, puis cliquez sur Plage horaire Ne pas déranger, et sélectionnez une période durant laquelle les notifications seront désactivées tous les jours. Affaire classée ; vous pouvez maintenant partir en promenade.

9. Zoom
Parfois, rien ne vaut une bonne discussion en face à face. Mais cela ne veut pas dire que vous devez traverser l’ensemble du bâtiment pour échanger en personne avec Tom au sujet d’un tableau contenant des notes de frais que vous avez du mal à comprendre. Grâce à l’intégration de l’application Zoom, vous pouvez cliquer sur le bouton pour passer un appel et ouvrir une session de conférence directement dans Slack – et vous pouvez même partager votre écran tant que vous y êtes.

10. Gérez vos mots clés
Malgré tous vos efforts, vous êtes toujours le dernier à voir les mises à jour sur Slack, même sur des sujets vraiment importants pour vous. Rassurez-vous, tout cela, c’est du passé : désormais, vous pouvez recevoir des notifications lorsque des termes déterminés sont utilisés dans vos chaînes. Saisissez /préférences, puis modifiez Mes mots mots-clés dans vos paramètres de notification, afin d’ajouter vos termes (et n’oubliez pas de les séparer à l’aide de virgules).

11. Google Drive
Tous vos clients et partenaires semblent utiliser Google Drive pour partager des fichiers, et vous en avez assez de devoir les sauvegarder et les faire glisser dans Slack pour garder votre équipe à jour. Cette époque est révolue. Avec l’appli Google Drive, il vous suffit de coller le lien à partager et le fichier sera directement importé. La première fois, vous devrez passer par un rapide processus de configuration, puis par la suite, tout se fera naturellement.

12. Personnaliser son Slackbot
Personne n’apprécie d’avoir à répondre inlassablement aux mêmes questions. Enfin, presque personne : pour Slackbot, le bot intégré et automatisé de Slack, ça ne lui pose aucun problème. Apprenez-lui à répondre à des questions fréquentes ou importantes afin de pouvoir poursuivre votre journée de travail. Personnalisez ses réponses dans vos chaînes sur la page Personnalisez votre espace de travail. Ainsi, lorsque des mots ou phrases spécifiques seront utilisés, Slackbot répondra (par exemple lorsque quelqu’un demandera le mot de passe du Wi-Fi).


13. Envoyer rapidement une notification à tout le monde
Ce matin, la réunion hebdomadaire concernant l’ensemble de votre entreprise démarrera avec 30 minutes de retard. Envoyez un message rapide pour tenir tout le monde informé. Commencez votre message par @tous et l’ensemble des membres le recevront, qu’ils soient abonnés ou non à cette chaîne ou groupe. Évidemment, utilisez cette commande avec parcimonie pour vous éviter les foudres de vos collègues.

14. Simple Poll
Votre équipe doit VRAIMENT discuter du prochain projet, mais tout le monde semble pris avec des réunions, et vous en avez assez de réserver, annuler et reréserver des salles de conférence. Vous voulez juste trouver une heure convenant à la plupart des membres. Ajoutez l’appli Simple Poll à Slack, puis saisissez /sondage suivi de votre  » question ? « , puis choisissez les  » options  » afin de collecter rapidement des votes sur le sujet de votre choix. Par exemple : /sondage  » À quelle heure faut-il programmer la réunion ?  »  » 13h  »  » 14h  »  » 15h « . Plus d’hésitations.

15. Gérer les utilisateurs en toute discrétion
Vous vous êtes aperçu qu’une nouvelle recrue apprécie particulièrement la chaîne #InspirationDesign (elle y passe bien trop de temps, surtout pour quelqu’un dont la spécialité est la comptabilité). Mais vous savez que l’ensemble de l’équipe aime cette chaîne, et vous ne voulez pas passer pour un surveillant trop zélé. Saisissez simplement /retirer @Nom. Les autres membres n’y verront que du feu et penseront qu’il s’en est allé de son propre chef. Mieux qu’un agent secret.

16. Salesforce
Votre responsable commercial a une obsession pour les données et veut être tenu au courant de la progression de chaque affaire. Cette intégration vous permet de récupérer des informations directement depuis votre solution de CRM et de les partager, sans avoir à passer d’une appli à l’autre. Gérez des opportunités, concluez des marchés et tenez votre responsable informé en même temps.

17. Recherche avancée
Votre compte Slack est plein à craquer. La recherche de l’expression  » rapport mensuel  » vous fait remonter des dizaines de résultats, alors que seule la version du rapport de mars partagée par Sarah vous intéresse. Trouvez rapidement ce dont vous avez besoin à l’aide de modificateurs de recherche tels que dans:chaîne (pour rechercher les messages et fichiers d’une chaîne spécifique), to:me (pour rechercher les messages que vous avez reçus par message direct), et before:dateafter:date ou on:date/mois/année, pour limiter votre recherche à l’intervalle de temps de votre choix. Trouvé !

18. Ajouter des flux Twitter
Vous voulez vous ternir au courant de l’actualité mondiale, mais comment trouver le temps de visiter le Web ET de contrôler sa boîte de messagerie ? La solution : intégrer les comptes Twitter les plus pertinents à Slack. Consultez la liste des applications Slack, installez l’intégration à Twitter, sélectionnez le compte Twitter et les tweets que vous souhaitez afficher, et voilà le travail ! Vous êtes maintenant au courant de tout !

19. Retrouvez facilement les messages importants grâce aux étoiles
Où est donc passé l’article qu’Olivia, votre chef d’équipe, a demandé à tout le monde de lire ? Vous avez 12 chaînes en commun, et pas moyen de retrouver le lien, ni de vous souvenir de quand il a été partagé. Il vous le faut absolument ! La prochaine fois, cliquez sur l’étoile à côté de l’horodatage du message. Cela vous permettra de le retrouver plus facilement par la suite. Lorsque vous cliquerez sur l’icône de l’étoile en haut à droite de votre écran, vous pourrez accéder à l’ensemble de des messages que vous avez marqués d’une étoile. C’est comme avec les pages Web ajoutées aux favoris de votre navigateur, mais sur Slack.

20. Todo
Un outil simple de gestion des tâches. Après l’installation, saisissez /todo et l’action pour créer un nouvel élément. Ensuite, saisissez /todo list pour consultez votre liste de tâches. Plus besoin de basculer entre Slack et votre application dédiée et/ou un document Word et/ou un bout de papier perdu dans votre sac.

21. Passer facilement d’une équipe à l’autre
Vous avez enfin réussi à convaincre votre tout dernier client à vous rejoindre sur Slack plutôt que d’échanger par e-mail. Hallelujah ! Cependant, vous avez désormais neuf équipes, une pour chaque client, en plus de votre équipe interne. Il va vous falloir beaucoup de clics pour vous tenir au courant de l’avancée des processus. Utilisez [Ctrl]+[Maj]+[Tab] / [?]+[Shift]+[ pour revenir à l’équipe précédente, ou [Ctrl]+[numéro] / [?]+[numéro] pour passer à l’équipe de votre choix. Voilà qui est bien mieux.

22. Retrouvez les raccourcis clavier
Même si vous maîtrisez Slack, tout le monde peut avoir un trou de mémoire. Pour un rappel des raccourcis clavier de Slack, utilisez simplement la commande [Ctrl+/] sur Windows ou [?+/] sur Mac pour en faire apparaître la liste complète.

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